MBA如何做好会议管理

中国人如何学会开会

    ——召开一次成功会议的15条法则

    一、俗话说，“国民党的税多，共产党的会多”，人人都讨厌开会。其实，人们讨厌的不是开会本身，而是讨厌无聊的会议和无效果的会议。

    二、能够用其它方式达到开会目的的，就用其它方式进行；不是重大问题的，不是有争议问题的，能不开会就不要开会。

    三、中国人开会，主要有四个毛病：爱跑题、一言堂、无理争论和没结果。你说李连杰，他给你扯到萨达姆，你说销售额如何才能提上去，他给你抱怨经济危机，总是回不到正题；还有，领导先上来给会议定调调，会议成了某些人的秀场，领导都先下了结论了，谁敢反对？另外，与会者往往逻辑性差，易激动，爱吵架，理性不足，感性有余；最后，我们的开会往往不了了之，成了参会者诉苦水、提抱怨的场所，会议变成了“牢骚会”。总结起来，就是三个问题在困扰着我们：会议的效率问题、民主问题和文明问题。

    四、要牢记：开会的目的就是为了分析问题和解决问题。要是开会没结果，就不要开会。

    五、开会之前，参会者要明白开会的目的是什么？要达到哪些目标？每个人都要做到心中有数，必须带着问题和一定的思考来开会而不是来凑热闹或现场拍脑袋。

    六、开会要有针对性。开会前要先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。越具体越好，一个会议解决一个问题。

    七、会议的组织者要做好开会前的准备工作：确定开会的时间、地点、参加人、场地、议题、谁来主持、谁来记录、谁来监督。

    八、主持人要负责会议开场。宣布开会制度和流程，分配发言权，维持秩序，但主持人不能一开始就做出会议结论，否则讨论就没有了必要。

    九、发言要讲次序，一个一个来，不能七嘴八舌。发言前要先提示或得到主持人允许，发言要精神振作，别人发言的时候不能打断。每人每次发言一般不超过3分钟。

    十、讨论问题时不能跑题。若发现跑题，主持人有责任打断或拉回来。主持人打断违规发言的人，被打断的人应当中止发言。如有人长篇大论，主持人要用适当的幽默和技巧提醒。

    十一、为了避免争吵，发言者要尽可能对着主持人说话。观点不同者之间要避免直接面对面发言。发言人应首先表明赞成或反对，然后说明理由。切忌不得进行人身攻击，只能就事论事，要对事不对人。

    十二、警惕“捣乱分子”搅乱会议程序，对于敏感人员、敏感话题要在开会前与其先行个别沟通。

    十三、开会要有结果，就要有表决程序。为了防止参会者随大流，这就要保护各个参会者的说话权利，包括意见占多数的人，也包括意见占少数的人。

    十四、开会要有结果，就要有会议落实。开会后要整理一份会议记录发给每个与会者。谁来负责，谁来规范，谁来执行，要责任到人，要有一个详细的跟进计划。十五、学会开会刻不容缓。一百年前，孙中山先生因痛感中国人缺乏组织习惯和团体生活，他认为要行使民权，必须从如何开会学起。为此，中山先生曾专门出版过一本《民权初步》，其内容异彩纷呈，政治生活可用，商业活动、日常生活何尝不能借鉴？

    附：《罗伯特议事规则》的几条原则

    第一条：主席必须中立和公正，只能维护程序，不能提议，也不能对任何议题发表评论，在多数情况下也不参加表决。(笔者注：所以会议主席未必就是“领导”，这是和我们国情不同的地方）

    第二条：提议人要明确表达自己的行动建议，提案最好是书面，而且只能包含解决方案。（笔者建议与会者都应该在会前准备这样一个书面的“议案”）

    第三条:在任何一个时刻，只能有一个议题。（笔者认为，议题一定要明确和细化，切忌泛泛）

    第四条：提议人在辩论的一开始有发言优先权。对于几乎同时举手喊主席的情况，没有发过言的优先于已经发过言的。

    第五条：应该让意见相反的两方轮流发言。

    第六条：每个人每次发言的时间长度有限制，超时由主席打断。每个人对每个议题发言的次数也有限制，到了限制主席就不能再准许其发言。

    第七条：有过半数才是通过，平局等于没通过。